In de meeste organisaties worden de verschillende functies door evenzoveel personen of afdelingen uitgevoerd. In tegenstelling tot de Zorgboerderij. Daar draagt de ondernemer vaak veel verschillende petten, en houdt hij alle touwtjes in handen.

Dat kan handig zijn in de beginsituatie als je nog kleinschalig bent, maar in de loop van de tijd kan dat problemen gaan opleveren. Vaak ontstaan deze problemen heel geleidelijk, waardoor de ondernemer dit niet in de gaten heeft. Toch kan het van lieverlee op diverse terreinen gaan wringen.

Gevolg hiervan is een gebrek aan overzicht in de verschillende processen die te maken hebben met de zorgverlening. De volgende symptomen kunnen hierop wijzen:

Achterstallige registraties en declaraties, verlopen indicaties, vertraging in de communicatie met cliënten, netwerk en/of zakelijke contacten, hoge werkdruk, stagnerend kwaliteitsbeleid en stroefheid in de sociale relaties van de zorgboer.

Uiteindelijk kan dit leiden tot 2 grote bedreigingen voor de onderneming:

Gevaar voor uitval van de zorgboer door overbelasting

Gevaar voor de continuïteit van de zorgverlening.

Met het signaleren van dit probleem is de belangrijkste stap gezet. Volgende stap is; hoe nu verder. Vaak zijn er (nog) te weinig financiële middelen om een volledig team samen te stellen die al deze functies op gaat pakken. Er ligt echter nog een stap tussen: goed organiseren.

Ten Brinke Zorg & Advies biedt hiervoor de dienst: trajectbegeleiding

Het is even simpel als doeltreffend en het omvat de volgende stappen:

STAP 1

Samen met de ondernemer brengen we in kaart wat er allemaal moet gebeuren binnen de organisatie om de zorgverlening en de onderneming goed te laten verlopen. Aan de hand van deze inventarisatie maken we een raamagenda die een heel jaar bestrijkt en waarin alle vaste acties en processen een plek krijgen. Deze raamagenda is een werkdocument. Nieuwe werkzaamheden worden gedurende het jaar toegevoegd. En zaken die niet langer relevant zijn worden verwijderd.

STAP 2

Aan de hand van de raamagenda wordt maandelijks een bijeenkomst/vergadering georganiseerd. Tijdens deze bijeenkomst worden alle zaken besproken die voor die specifieke maand geagendeerd zijn. Hierbij zorgt ten Brinke Zorg & Advies vooraf voor een agenda, en achteraf voor de notulen en een actielijst voor de komende maand.

STAP 3

De zorgboer en eventuele medewerkers voeren de taken en acties uit zoals besproken tijdens de bijeenkomst en genoteerd in de notulen en actielijst. De acties worden ook gekoppeld aan de actielijst van het kwaliteitssysteem. Dit zorgt ervoor dat degene die verantwoordelijk is voor de uitvoering van de actie vanuit het systeem een notificatie ontvangt. Daarnaast wordt door deze koppeling bij de audit inzichtelijk, dat het kwaliteitssysteem een dynamisch systeem is en daadwerkelijk de spil van jouw organisatie.

STAP 4

De volgende bijeenkomst worden de notulen besproken en de acties geëvalueerd. We bespreken de knelpunten, analyseren uitkomsten en zoeken samen naar creatieve oplossingen en verbeteringen. Afgehandelde acties worden aansluitend beschreven en afgevinkt in de actielijst van het kwaliteitssysteem, waardoor we gedurende het jaar input genereren voor het jaarverslag. Nieuwe agendapunten uit de agenda worden weer besproken en de daaruit voortvloeiende acties weer geagendeerd.

Het cyclisch vergaderen aan de hand van de raamagenda biedt de ondernemer veel voordelen

Deze werkwijze biedt de ondernemer:

Overzicht in de werkzaamheden
Meer inzicht in de processen
Voorkomen van piekbelasting
Mogelijkheid tot prioriteiten stellen/ taken delegeren
Het vroegtijdig signaleren van problemen en knelpunten
Directe betrokkenheid van een adviseur
En de mogelijkheid om-wanneer nodig- tijdig en dus goedkoper externe hulp in te zetten, bijvoorbeeld door kennispartners die vermeld staan op onze site.